Proses penanganan kapal di industri maritim sungai seperti Sungai Musi, Palembang, menuntut komunikasi dan koordinasi yang presisi antara nakhoda dan agen untuk mengatasi tantangan operasional seperti keterlambatan dokumen, konflik SOP, dan gangguan eksternal. Penelitian ini bertujuan menganalisis pengelolaan komunikasi dan koordinasi antara nakhoda dengan agen di PT Bukit Prima Bahari anak perusahaan PT Bukit Asam Tbk yang fokus pada jasa tug and barge serta transportasi batubara dengan menitikberatkan pada pola komunikasi harian, faktor internal/eksternal pendorong, peran teknologi, serta tantangan
spesifik perusahaan.
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif melalui studi kasus tunggal di PT Bukit Prima Bahari. Data primer diperoleh dari wawancara mendalam semi-struktural dengan tiga informan kunci (Nakhoda Mujiyana usia 44 tahun dari TB Bukit Prima 05, Bapak Rio usia 51 tahun dari Mooring Jetty/PBM, dan Bapak M. Arif Berliando Hamzah usia 28 tahun sebagai Koordinator Operasional Keagenan), observasi partisipatif pada proses docking dan bongkar muat, serta analisis dokumen seperti SOP, logbook, dan laporan operasional. Analisis data dilakukan secara tematik iteratif dengan triangulasi sumber, metode, dan waktu untuk keabsahan, mengintegrasikan Teori FIRO (Schutz, 1958: inklusi, kontrol, afeksi) serta ISO 44001:2017 (penetapan tujuan, alur informasi, pengendalian risiko).
Hasil penelitian menunjukkan pola komunikasi harian yang hybrid VHF untuk lapangan urgent dan WhatsApp/email untuk update rutin bila responsif, tetapi erhambat keterlambatan info, perbedaan respons, dan miskomunikasi bahasa (80% kasus). Analisis FIRO mengungkap inklusi rendah akibat ketertinggalan update, kontrol didominasi nakhoda/koordinator pada darurat keselamatan, serta afeksi kuat yang mempercepat klarifikasi konflik SOP. Analisis tematik iteratif dengan triangulasi sumber-metode-waktu mengintegrasikan Teori FIRO (Schutz, 1958: inklusi, kontrol, afeksi) dan ISO 44001:2017 (penetapan tujuan, alur informasi, pengendalian risiko) menunjukkan pola komunikasi hybrid (VHF untuk urgensi, WhatsApp/email untuk rutin) yang efektif namun terhambat miskomunikasi bahasa (80 kasus), inklusi rendah, alur reaktif, serta delay 20-30% akibat minim monitoring digital. Kesimpulannya, pengelolaan tersebut selaras dengan kerangka teoritis meski perlu penguatan struktural; rekomendasi mencakup protokol digital terintegrasi (VHF grup dengan GIS), pelatihan FIRO, checklist ISO 44001, dan review metrik untuk reduksi delay 25%, guna tingkatkan efisiensi, keselamatan, dan daya saing maritim.

Kata kunci: komunikasi organisasi, koordinasi nakhoda-agen, Penanganan kapal, Teori FIRO, ISO 44001.